Îmbunătățirea sistemului de management al Consiliului Județean Timiș

Oct 11, 2023 | 0 comments

Complexitate proiect:

Foarte Mare

FIȘĂ PROIECT

Coordonator:

Marian Constantin VASILE

Instituție vizată:

Consiliul Județean Timiș

Notă: Nu sunt evidențiate în cele de față demersurile pentru îmbunătățirea generală a instituțiilor subordonatele ale CJT.

Obiective:

Introducerea obiectivelor SMART la toate nivelurile, profesionalizarea coordonării tuturor activităților CJT, introducerea de instrumente de lucru eficiente și transparente, definirea sau clarificarea reglementărilor interne; evaluarea mai atentă a performanței angajaților, auditarea sau controlarea activităților în baza unor planuri mai atent elaborate; instruirea dedicată a angajaților.

Intervenții:

Definirea unei viziuni de îmbunătățire a sistemului de management al CJT, planificarea și coordonarea activităților, implicarea directă a conducerii, tratarea directă a blocajelor și riscurilor, păstrarea cu perseverență a principiilor și reglementărilor, îmbunătățirea comunicării interne, asigurarea condițiilor de lucru; achiziția de bunuri și servicii externe de specialitate.

}

Perioadă de referință

Nov 2020 – Mai 2023.

Apariții Media

O formulă de succes, certificată prin obținerea premiului de excelență al Consiliului Europei pentru administrațiile publice (locul 1 pe țară) și cel de Administrator Public al Anului în România, ambele obținute în luna mai 2023:

Setarea obiectivelor generale pentru întreg mandatul 2020-2024;

Setarea obiectivelor strategice 2021-2022 pentru structurile CJT, de tip SMART (incl. cuantificabile); evaluarea îndeplinirii acestor obiective;

Evaluarea angajaților după un sistem nou, față în față; ședințe dedicate cu șefii tuturor structurilor;

Reorganizărilor aparatului de specialitate CJT (inclusiv actualizare ROF și fișe de post);

Introducerea unui program de instruire a managerilor; instruirea specifică a unor echipe ale CJT (ex. manageri de proiect);

Introducerea rapoartelor de activitate (săptămânale sau cu altă regularitate);

Gestionarea spețelor ce țin de performanță, etică, incompatibilități, conflicte de interese, comisie paritară, sindicat etc.;

 

Inițiativa ”Informații reutilizabile”: crearea conceptului și regulamentului (10 arii de intervenție), demararea implementării; 

Setarea și activarea Corpului de Control al președintelui;

Reformarea sistemului de proceduri: introducerea unui model care a redus textul cu peste 50% și a impus mai multă claritate; crearea și/sau actualizarea a peste 120 de proceduri; 

Reformarea sistemului de proceduri: introducerea unui model care a redus textul cu peste 50% și a impus mai multă claritate; crearea și/sau actualizarea a peste 120 de proceduri; 

Refacerea din temelii a Regulamentului privind circuitul documentelor (cu triplarea numărului de reglementări aferente); actualizarea regulamentului; 

Crearea regulamentelor de funcționare ale Comisiilor Tehnico-Economice CJT (cea standard, respectiv pentru proiectele de 10+ milioane euro);

Emiterea unui număr semnificativ de note interne ale administratorului public pentru reglementarea unor cadre de lucru, ex. cu privire la urmărirea contractelor (implicând centralizări, sinteze și îmbunătățiri);

Îmbunătățiri punctuale (introducere formulare și statistici) privind lucrul cu Google Drive, semnarea contractelor și actelor adiționale, monitorizarea achizițiilor de bunuri și mijloace fixe etc.;

Introducerea planificatoarelor și planurilor de acțiune / checklist pentru structurile tehnice și de management al proiectelor;

Îmbunătățirea managementului proiectelor cu fonduri nerambursabile: digitizare și stocare documente, completarea și armonizarea fișelor de post, folosire formular minute / checklist pentru organizarea ședințelor, întărirea notificărilor etc.;

Creare strategie anticorupție, listă de riscuri și măsuri aferente;

Alte îmbunătățiri, inclusiv determinate de Comisia de Monitorizare (al cărei președinte am fost 2.5 ani);

Pregătirea și urmărirea aplicării planului de audit pentru 2021 și 2022; organizarea primei misiuni de consiliere privind planificarea și organizarea activităților CJT.

PROVOCĂRI DEPĂȘITE

Notă: Aspectele deficitare semnalate în cele ce urmează se aplică doar unora dintre angajații CJT, cu excepția situației în care se subliniază altfel.

Tensiuni și necomunicare între anumite structuri ale CJT (uneori majore și conducând la efecte și riscuri nedorite);

Rezistență generală la schimbare, fiecare structură considerând că deține adevărul absolut;

Obișnuința unui număr însemnat de angajați de a lucra cu inerție, încet, cu ”nu-ul în brațe” și cu asumarea în scris; lipsa viziunii macro (mulți neexperimentând alte job-uri, de ex. în sistemul privat);

Teama de necunoscut, transparență, eficientizare, lucrul cu obiective și indicatori de performanță / statistici (ca pentru folosirea Google Drive în procedurile de achiziții publice);

Lipsa dorinței pentru perfecționare și pregătire profesională reală din partea unui număr însemnat de angajați CJT, ajungându-se la tensiuni majore (inclusiv cu sindicatul) și impunerea definirii unei risc și a măsurilor aferente de către toți șefii de structuri, pe care să și le asume;

Blocaje interpuse de diverse persoane în relație cu diverse interese politice și administrative, încercarea de a direcționa demnitarii aleși în sensul dorit de acestea, jocuri interne de putere între funcționarii publici, practicarea dezinformării și bârfelor, aplicarea principiului ”funcționarii rămân, demnitarii pleacă după cel mult 4 ani” ș.a.m.d.;

Lipsa unor regulamente și proceduri clare, care lăsau ”flexibilitate și spațiu de manevră” pentru unii sau generau neclarități, tensiuni și blocaje pentru alții; încercarea de a minimiza rolul procedurilor, invocând faptul că se potrivesc ”doar multinaționalelor”;

Blocarea inițiativelor de digitalizare a instituției; aplicarea noilor instrumente digitale doar pentru o perioadă de timp, în speranța că entuziasmul și monitorizarea vor dispărea;

Lipsa cunoașterii teoretice și practice a principiilor internaționale de management și management de proiect; coordonarea ad-hoc a activităților (fără planuri de acțiune cu termene precise, responsabili clari, monitorizare regulată, alocare de resurse etc.);

Și alte aspecte, ”încetățenite” de peste 30 de ani.

Atragerea finanțării și implementarea DJ 691 Nord, tronsonul dintre autostrada A1 și Lipova

Atragerea finanțării și implementarea DJ 691 Nord, tronsonul dintre autostrada A1 și Lipova

Echiparea școlilor speciale cu echipamente inteligente

Echiparea școlilor speciale cu echipamente inteligente

Digitalizarea generală a Consiliului Județean Timiș

Digitalizarea generală a Consiliului Județean Timiș

Lărgirea și modernizarea DJ 691, către autostrada A1

Lărgirea și modernizarea DJ 691, către autostrada A1

Atragerea finanțării pentru dotarea a 24 de unități de învățământ din Timiș

Atragerea finanțării pentru dotarea a 24 de unități de învățământ din Timiș

Atragerea finanțării pentru 27 de microbuze electrice pentru transportul școlar în județul Timiș

Atragerea finanțării pentru 27 de microbuze electrice pentru transportul școlar în județul Timiș

Atragerea finanțării pentru reabilitarea sediului central al Bibliotecii Județene Timiș

Atragerea finanțării pentru reabilitarea sediului central al Bibliotecii Județene Timiș

Atragerea finanțării pentru 13 stații de încărcare a vehiculelor electrice

Atragerea finanțării pentru 13 stații de încărcare a vehiculelor electrice

Atragerea finanțării pentru reabilitarea Castelului Huniade din Timișoara

Atragerea finanțării pentru reabilitarea Castelului Huniade din Timișoara

Îmbunătățirea sistemului de management al Consiliului Județean Timiș

Îmbunătățirea sistemului de management al Consiliului Județean Timiș

Atragerea finanțării și demararea implementării a 470 km piste de biciclete în județul Timiș

Atragerea finanțării și demararea implementării a 470 km piste de biciclete în județul Timiș

Atragerea finanțării și implementarea platformei digitale de interacțiune cu beneficiarii externi

Atragerea finanțării și implementarea platformei digitale de interacțiune cu beneficiarii externi

Atragerea finanțării și demararea implementării pentru reabilitarea și renovarea energetică a 11 corpuri de clădiri

Atragerea finanțării și demararea implementării pentru reabilitarea și renovarea energetică a 11 corpuri de clădiri

Atragerea finanțării și demararea demersurilor pentru un nou drum de legătură între Timișoara și autostrada A1, la sud de aeroport

Atragerea finanțării și demararea demersurilor pentru un nou drum de legătură între Timișoara și autostrada A1, la sud de aeroport

Atragerea finanțării și demararea implementării unui drum expres între Timișoara și autostrada A1, la nord de aeroport

Atragerea finanțării și demararea implementării unui drum expres între Timișoara și autostrada A1, la nord de aeroport

Constuirea unui punct muzeal al sanctuarului neolitic de la Parța

Constuirea unui punct muzeal al sanctuarului neolitic de la Parța

Construirea a 3 locuințe protejate și a centrului de zi DGASPC în Periam, inclusiv dotarea acestuia

Construirea a 3 locuințe protejate și a centrului de zi DGASPC în Periam, inclusiv dotarea acestuia

Construirea a 2 case familiale, reabilitare și dotarea centrului de zi DGASPC în Găvojdia

Construirea a 2 case familiale, reabilitare și dotarea centrului de zi DGASPC în Găvojdia

Constuirea și operaționalizarea centrului comunitar de învățare permanentă | JEDI

Constuirea și operaționalizarea centrului comunitar de învățare permanentă | JEDI

Reabilitarea, modernizarea și eficientizarea energetică a corpului C2 al Liceului Iris

Reabilitarea, modernizarea și eficientizarea energetică a corpului C2 al Liceului Iris

Atragerea finanțării, reabilitarea și valorificarea Conacului Mocioni

Atragerea finanțării, reabilitarea și valorificarea Conacului Mocioni

Construirea a 2 case familiale și reabilitarea, extinderea și dotarea centrului de zi DGASPC în Lugoj

Construirea a 2 case familiale și reabilitarea, extinderea și dotarea centrului de zi DGASPC în Lugoj

Modernizarea drumurilor județene DJ 693, DJ 692 și DJ 692C

Modernizarea drumurilor județene DJ 693, DJ 692 și DJ 692C

Extinderea, modernizarea și dotarea UPU a Spitalului Județean Timiș

Extinderea, modernizarea și dotarea UPU a Spitalului Județean Timiș

Construirea și operaționalizarea noii maternități a Spitalului Județean din Timișoara

Construirea și operaționalizarea noii maternități a Spitalului Județean din Timișoara